Politique de confidentialité

1. À qui vous adresser ?

Le responsable du traitement est EXPLOTREK SRL, agissant sous le nom commercial Stage Aventure Survie, dont le siège est situé Chaussée de Namur 29/B, 1315 Incourt, Belgique, numéro d’entreprise 0804.049.925, TVA BE0804049925. Pour toute question concernant vos données ou pour exercer vos droits : stage.aventure.survie@gmail.com.

Cette politique concerne le site www.stageaventuresurvie.be, les demandes de renseignements et de devis, les stages individuels et privatisés, les bons cadeaux et les achats de matériel. L’acheteur, l’organisateur du groupe et le participant peuvent être des personnes différentes.

2. Quelles données sont concernées et d’où viennent-elles ?

Selon votre démarche, les données concernées comprennent :

• votre identité et vos coordonnées ; les adresses de facturation et de livraison ;
• les informations nécessaires à la réservation et à la participation : stage, date, participants, échanges pratiques ;
• les commandes, bons cadeaux, factures, références et statuts de paiement, ainsi que les informations nécessaires au suivi d’un virement ou d’un remboursement ;
• le contenu de vos demandes et échanges, notamment par email, téléphone ou réseau social ;
• les photographies transmises ou prises pendant les stages, les personnes reconnaissables et les choix d’utilisation qui les concernent ;
• les informations techniques liées au fonctionnement du site, telles que l’adresse IP, le navigateur et les journaux de connexion, selon les services utilisés.

Vous pouvez nous transmettre ces données directement. Elles peuvent aussi provenir du partenaire auprès duquel vous réservez, de l’organisateur de votre groupe, de l’acheteur d’un cadeau ou de votre représentant légal. Les photographies peuvent notamment provenir d’autres participants. Vous pouvez nous demander la provenance des données vous concernant.

Les renseignements nécessaires à une réservation, une livraison ou une facture permettent de fournir le service et de respecter les obligations applicables. Sans les éléments indispensables, la demande peut ne pas pouvoir être exécutée. Les autorisations de communication photographique sont facultatives et distinctes du contrat.

Informations de santé. Ne transmettez pas de dossier médical ni d’informations de santé dans un formulaire de contact général. Des allergies ou contraintes particulières peuvent nécessiter une attention spécifique pour préparer un stage. Leur communication spontanée n’autorise pas, à elle seule, leur utilisation : seules les informations strictement nécessaires peuvent être traitées sur une base juridique valable, avec une condition spécifique autorisant les données de santé et des précautions adaptées.

3. Pourquoi utiliser ces données et sur quelles bases ?

• Préparer un devis ou une réservation à votre demande : mesures précontractuelles ; exécuter votre commande, organiser les prestations, gérer les paiements, livraisons et l’après-vente : contrat (article 6.1.b du RGPD).
• Organiser la participation d’une personne inscrite par un tiers, lui transmettre les informations pratiques et coordonner le groupe : intérêt légitime à organiser la prestation et informer les participants, sous réserve de leurs droits et de la limitation des données au nécessaire (article 6.1.f). Le contrat de l’acheteur ne constitue pas automatiquement la base du traitement des données de tous les participants.
• Établir et conserver les pièces comptables et fiscales requises : obligations légales (article 6.1.c).
• Répondre aux autres demandes, gérer les réclamations, protéger le site contre les abus et défendre des droits : intérêts légitimes correspondants, dans la limite du nécessaire et après prise en compte de vos droits (article 6.1.f).
• Publier des images promotionnelles ciblées de personnes reconnaissables : consentement spécifique, libre et informé (article 6.1.a), distinct de l’inscription et des droits du photographe.

Si un traitement de santé repose sur votre consentement explicite, celui-ci doit couvrir tant la base générale de l’article 6.1.a que la condition de l’article 9.2.a. La nécessité d’organiser un stage n’autorise pas automatiquement le traitement de données médicales.

Les messages pratiques liés à une commande ou à un stage ne sont pas une inscription à la prospection. Une éventuelle newsletter exige un choix distinct lorsque le consentement est requis. Le seul fait d’avoir participé, d’avoir reçu un cadeau ou d’avoir été inscrit par un partenaire ne vaut pas accord commercial. Vous pouvez vous opposer à tout moment et gratuitement à la prospection, notamment par email au contact indiqué ci-dessus.

4. Qui peut recevoir vos données ?

Selon le service concerné, les destinataires comprennent l’équipe chargée de l’organisation et de l’encadrement, de la relation client, des commandes et de la facturation, ainsi que :

• Odoo, pour le site, les réservations et la gestion commerciale ;
• Stripe, pour les paiements traités par ce service, et les établissements bancaires pour les virements et opérations bancaires ;
• Google, pour la messagerie Gmail et les réponses aux Google Forms utilisés dans la relation avec les participants ;
• bpost, pour les informations nécessaires aux expéditions préparées manuellement ;
• le cabinet comptable et son environnement WinAuditor, pour la comptabilité ;
• les partenaires ou organisateurs de groupes, pour les échanges nécessaires à la réservation et à l’organisation ;
• les autorités ou intervenants habilités lorsque la loi ou la défense de droits le justifie.

Le paiement peut donner lieu à des références de transaction et, lorsque la fonctionnalité est utilisée, à un jeton de paiement géré avec le prestataire. Ces éléments ne doivent pas être confondus avec les données brutes d’une carte. Les données bancaires liées à un virement font également partie des données de paiement.

Les rôles des intervenants dépendent de leurs opérations : ils ne sont pas tous nécessairement sous-traitants pour toutes leurs activités. Les réseaux sociaux traitent aussi des données selon leurs propres règles lorsque vous les utilisez ou consultez les publications qui y figurent. Une image publiée sur notre site ou nos pages sociales est accessible au public.

5. Où les données sont-elles traitées ?

La localisation des traitements dépend des services utilisés ; elle ne se déduit pas du seul fait que notre activité se situe en Belgique. Le recours à des services internationaux peut impliquer des traitements ou accès en dehors de l’Espace économique européen. Un tel transfert nécessite un fondement autorisé par le RGPD, par exemple une décision d’adéquation applicable ou des garanties appropriées. Vous pouvez contacter l’adresse ci-dessus pour demander des informations sur les lieux de traitement et les garanties concernant vos données.

6. Combien de temps les conserver ?

Les critères de conservation dépendent de la finalité :

• demandes et devis sans suite : temps nécessaire au suivi des échanges et à la clôture de la demande ;
• réservations, participants et commandes : temps nécessaire à l’organisation, à l’exécution et au suivi de la prestation ;
• bons cadeaux : gestion du droit associé au bon et de son utilisation, puis conservation des seules preuves encore nécessaires ;
• pièces comptables et fiscales : délai légal applicable à chaque catégorie de pièce, distinct des données pratiques des participants ;
• réclamations et preuves contractuelles : temps justifié par le règlement du dossier et les délais applicables à la défense des droits ;
• informations de santé : besoin strictement lié à la préparation et à l’encadrement du stage, avec traitement distinct d’un éventuel incident ;
• photos et preuves des choix : périmètre et période de l’autorisation concernée ; les preuves nécessaires à la gestion des droits doivent être distinguées des images destinées à être publiées ;
• données techniques et traceurs : nécessité technique et finalité propre de chaque outil.

L’existence d’une obligation de conserver une facture ne justifie pas de conserver l’ensemble des informations d’un participant pendant la même période. Le retrait d’un consentement ne supprime pas les obligations légales portant sur d’autres documents.

7. Photos et personnes reconnaissables

Le partage d’une photo par un participant n’accorde pas automatiquement à Stage Aventure Survie le droit de la réutiliser. L’autorisation du photographe et celle des personnes reconnaissables répondent à deux questions différentes.

Pour les images promotionnelles ciblées où vous êtes reconnaissable, la prise d’image et sa diffusion doivent être distinguées. Les usages envisagés sont le site et les publications organiques Facebook et Instagram, selon les supports expressément acceptés. Cette autorisation ne couvre pas automatiquement les publicités payantes, les publications sponsorisées ni les flyers.

Le Google Form existant est conservé pour préparer le stage. Le choix d’utilisation des photos fait l’objet d’une confirmation sur place, distincte des renseignements utiles à la préparation et à l’encadrement. L’accord ou le refus doit être identifiable et respecté ; cette confirmation ne vaut pas autorisation de tous les usages ni de toutes les photographies.

Participer au stage, accepter les conditions générales, rester sans réponse à un formulaire ou se laisser photographier ne vaut pas accord à la publication promotionnelle. Un refus n’affecte pas l’accès au stage. La distinction entre image ciblée et image d’ambiance dépend du contexte : elle n’autorise pas à transformer un portrait ou une photo ciblée de petit groupe en illustration promotionnelle sans respecter les droits des personnes.

Vous pouvez refuser une utilisation, signaler une image ou retirer votre consentement à stage.aventure.survie@gmail.com, en indiquant si possible la photo ou la publication concernée. Aucun compte ni justification du retrait ne sont nécessaires. Le retrait vaut pour l’avenir et n’efface pas la licéité des utilisations antérieures. Il implique de cesser les usages reposant sur ce consentement et de retirer les publications concernées des supports que nous contrôlons. Les partages par des tiers ne sont pas tous sous notre contrôle ; cette limite ne supprime ni votre droit de demande ni les démarches qui nous incombent.

8. Enfants et représentants légaux

Les données concernant un enfant doivent être limitées à ce qui est nécessaire à sa participation et traitées en tenant compte de sa protection particulière. Un organisateur, un partenaire ou un enseignant ne peut pas être présumé habilité à autoriser toute utilisation de son image.

Pour les images ciblées d’un mineur, il faut vérifier l’habilitation du ou des titulaires de l’autorité parentale ou du représentant compétent et associer le jeune selon sa capacité de discernement et le cadre applicable. Aucun âge unique ne règle automatiquement tous les cas. Son refus de figurer dans la communication doit être respecté. Les choix photographiques restent distincts de l’inscription.

9. Site, cookies et sécurité

Les cookies strictement nécessaires servent notamment au fonctionnement du site et du panier. Les traceurs non nécessaires, notamment publicitaires ou de mesure d’audience, requièrent le consentement préalable lorsqu’il est exigé ; leur refus ne doit pas être assimilé à un refus du service essentiel. Le retrait du choix doit être aussi simple que son acceptation.

Les précisions sur les traceurs doivent couvrir leurs fournisseurs, finalités et durées. Les paramètres du navigateur peuvent aussi limiter certains cookies, avec un effet possible sur le fonctionnement du site ; ils ne remplacent pas le choix préalable exigé pour les traceurs optionnels.

La protection des données nécessite des accès limités aux besoins des personnes concernées et des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques. Aucun service en ligne ne permet de garantir une sécurité absolue.

10. Vos droits et leur exercice

Selon les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander :

• l’accès à vos données et une copie ;
• leur rectification ;
• leur effacement, sous réserve notamment des obligations légales de conservation ;
• la limitation de leur utilisation ;
• l’opposition, pour des raisons tenant à votre situation, aux traitements fondés sur l’intérêt légitime, et sans justification à la prospection ;
• la portabilité des données fournies, pour les traitements automatisés fondés sur le contrat ou le consentement ;
• le retrait de votre consentement, à tout moment, sans effet rétroactif sur la licéité du traitement déjà réalisé.

Écrivez à stage.aventure.survie@gmail.com en précisant votre demande. Si un doute raisonnable existe sur votre identité, seuls les éléments proportionnés nécessaires à sa vérification peuvent être demandés ; une copie de carte d’identité n’est pas systématiquement requise.

Le RGPD prévoit une réponse sans retard injustifié et en principe dans le mois suivant réception. Une prolongation de deux mois est possible si la complexité ou le nombre de demandes le justifie, avec information motivée dans le premier mois. Si une demande ne peut pas être satisfaite, les motifs et voies de recours doivent vous être indiqués.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, via https://www.autoriteprotectiondonnees.be/. Il n’est pas nécessaire d’obtenir notre accord pour saisir l’autorité. Les recours judiciaires restent ouverts.

11. Évolution de cette politique

Les informations doivent évoluer avec les traitements et les services utilisés. La version en vigueur doit être datée et accessible sur le site ; les changements importants nécessitent une information adaptée. Une mise à jour de la politique ne vaut pas nouveau consentement à des usages qui le requièrent.